辦公環(huán)境

我們說的辦公環(huán)境，主要包括桌面、硬盤、郵件、瀏覽器管理四個方面。

桌面管理：桌面文件或快捷方式可以按文件夾分類整理，將最常用的應(yīng)用和文件放在文 件夾外。保持桌面的整潔有序，找文件時一目了然。很多小伙伴喜歡直接將文件隨意放在桌面上，但一旦文件數(shù)量多了，找起來就會非常費(fèi)勁，反而浪費(fèi)時間。暫時將文件放在桌面當(dāng)然 可以，但一定要定期整理，如按照項(xiàng)目完成情況 或者每半個月、一個月整理一次。

硬盤管理：很多新員工的電腦上，磁盤未分區(qū)，或者只有一個或兩個分區(qū)。這會導(dǎo)致所有文件都在一個磁盤里，信息檢索效率低?？梢郧笾鶬T人員幫忙進(jìn)行磁盤分區(qū)，如翻譯任務(wù)放在D盤、應(yīng)用軟件在E盤、其他材料在F盤等，且盡量將保存翻譯任務(wù)的磁盤空間預(yù)留最大。在每個磁盤中的文件夾命名也可考慮按照年份或者數(shù)字和時間開頭，如“01-Q1季度翻譯任務(wù)”，需要尋找文件時則可按圖索驥。

郵件管理：郵件是日常工作必不可少的信息傳遞方式。面對每天大量的郵件往來，我們可以對郵件進(jìn)行文件夾分類，如翻譯任務(wù)、會議、其他工作等。對閱讀過的郵件打上標(biāo)記，并定期刪除無用的郵件。以常用的Outlook為例，它會定期對郵件進(jìn)行備份，歷史郵件記錄均可長期保留下來。

瀏覽器管理：推薦使用Chrome瀏覽器。 我們可以充分利用瀏覽器的收藏夾功能。對于新員工，需要學(xué)習(xí)的內(nèi)容比較多，可以在收藏夾 中新建文件夾，存放各個方面的學(xué)習(xí)內(nèi)容。同時，常用的工具或查詢網(wǎng)站也可單獨(dú)分類收藏， 如常用的查詞網(wǎng)站Bing等。這樣的話每次打開瀏覽器，一鍵直達(dá)，不需要反復(fù)搜索或查詢網(wǎng)址。

任務(wù)管理

從翻譯任務(wù)管理角度來說，主要包括兩點(diǎn)：一是具體任務(wù)管理，二是大型項(xiàng)目分工。對于每次的翻譯任務(wù)，可以建立一個獨(dú)立的文件夾，并根據(jù)序號、電子流號、需求人、交付時間、任務(wù)名、任務(wù)類型等相關(guān)信息進(jìn)行命名歸檔，并在文件夾中建立原稿、譯稿、同行檢視等 其他子文件夾進(jìn)行翻譯件的歸檔，方便后續(xù)查找和回溯。

隨著經(jīng)驗(yàn)的積累，新員工也會逐步開始擔(dān) 任大型翻譯項(xiàng)目的owner，這會涉及到任務(wù)的分工與統(tǒng)籌。在分工時，建議在Word或者Excel中描述分工說明，比如有多個文件需要翻譯時，可以在Excel中列出每個文件的交付時間、譯員、規(guī)模、完成進(jìn)度等信息，中途更新項(xiàng)目進(jìn)展時，也可直接在表格中刷新，整理和管理 起來更加輕松。同時，分工表還可以復(fù)用于其他任務(wù)，直接替換表中信息即可。對比直接在開工郵件中輸入分工信息的方式，這樣可以避免因?yàn)猷]件中途卡死而導(dǎo)致編輯內(nèi)容消失的問題。Excel中的內(nèi)容也可直接拷貝到郵件中。

工作習(xí)慣

還有一點(diǎn)則是日常的工作習(xí)慣。每次電腦開機(jī)后，可以將常用的文件夾、工具、Trados或其他翻譯軟件，以及常用的瀏覽器網(wǎng)址全部打開，需要使用的時候，即點(diǎn)即用。

工作中有許多看似不起眼的小細(xì)節(jié)，其實(shí)非常有助于效率的提升。當(dāng)然，最主要的還是需要大家學(xué)習(xí)積累足夠的專業(yè)知識，在翻譯中運(yùn)用起來，才能做到游刃有余。并在保證質(zhì)量的同時，不斷提高翻譯效率，提升自己的能力。